نحن شركة أرشفة إلكترونية موثوقة ومحترفة
ومع ذلك، فإن هذا الأمر في الأرشفة التقليدية يتم ببطء شديد. من أهم مزايا الأرشفة الإلكترونية تقليل التكاليف المرتبطة بالمساحة اللازمة لتخزين الوثائق، وسرعة وسهولة الوصول إلى المستندات، وضمان أمان الوثائق، وإمكانية وصول عدة مستخدمين إلى ملف أو مستند واحد في نفس الوقت.
بين الأقسام الإدارية في المنظمات الكبيرة، لا شك أن موضوع أرشفة الوثائق وإدارة السجلات هو من أهم وأدق المجالات التي تساهم بشكل كبير في دعم الإدارة الاستراتيجية والتخطيط. يمكن القول بثقة أنه بدون وجود آلية منظمة وملزمة للأرشفة، لا يمكن لأي من الأقسام الإدارية أو التنفيذية أداء مهامها بشكل صحيح. من جهة أخرى، فإن استخراج المعلومات المتعلقة بالاستخبارات التجارية يمكن أن يساعد القادة في المنظمة في عملية اتخاذ القرار ووضع الاستراتيجيات.
تتكون عملية تحضير وتنظيف الوثائق من فتح طيات الأوراق وإصلاح التمزقات وإزالة إبرة الدباسة وما إلى ذلك، وهو أمر مهم للغاية للقيام به، حتى يسرع الأمور في الخطوات التالية. وباختصار، تتم الخطوات على النحو التالي:
أ) تحضير الوثائق والمستندات والسجلات للرقمنة بما في ذلك: فتح الغلاف، والطلوك والشيراز، والدبوس، والسلك، والإبرة، والدباس، وإزالة الغبار، وتنظيف وترميم الوثائق والمستندات والسجلات القديمة التالفة وجعلها صالحة للمسح الضوئي.
ب) ختم الوثائق وفقًا لمتطلبات الوثيقة.
ج) مطابقة غلاف الوثيقة مع المرفقات وفصل الوثائق المنقولة.
د) إصلاح الوثائق إذا لزم الأمر.
هـ) إعداد تقرير بالوثائق والمستندات المالية غير الموجودة والمشوهة والمكررة والمنسوخة للإجراءات القانونية وإصلاح الخلل.
1
تحضير
أ) مسح الأوراق المنقحة.
ب) قص وتصحيح اتجاه الصورة للمستندات إذا لزم الأمر
2
مسح وتصوير المستندات
لتسهيل وتسريع عملية استعادة البيانات ووصول المستخدمين إلى المستندات المطلوبة، يجب إدخال المعلومات في الحقول ذات الصلة في برنامج الأرشيف الإلكتروني، وهذه المرحلة تلبي احتياجات المنظمة التالية في البحث السريع والحصول على المعلومات المطلوبة، والتي تتم وفقًا للخطوات التالية:
أ) مراجعة المستندات الممسوحة ضوئيًا.
ب) تحميل المستندات
ج) الإبلاغ عن المستندات المحملة وإعادة تحميل المستندات غير المحملة وإصلاح عيوبها.
د) الإبلاغ عن المستندات بدون مرفقات
هـ) الإبلاغ عن المستندات المفقودة وجمعها ومسحها ضوئيًا وتحميلها
3
تحميل المعلومات في البرنامج
بعد إتمام الخطوات السابقة يتم تصنيف كافة المستندات الممسوحة ضوئياً وبحسب رقم المستند وفقاً لاحتياجات العميل ويتم تخزين المعلومات على القرص الصلب أو شريط LTO وتسليمها للعميل.
4
إعداد النسخ الاحتياطي